Som TR kan du repræsentere medlemmet, hvis de har brug for en bisidder i forbindelse med samtaler med arbejdsgiveren. Som TR kan du tilbyde medlemmer støtte i en vanskelig situation, men det er op til medlemmerne selv, om de ønsker at tage imod tilbuddet om bistand i form af en bisidder.
TR som bisidder
•
•
•
•
Som TR og bisidder, er du medlemmets ”advokat” og ETF's repræsentant i forhold til arbejdsgiveren.
Det betyder, at du skal sørge for, at medlemmets rettigheder bliver respekteret, og at medlemmet ikke forpligter sig til mere, end vedkommende har pligt til her og nu.
Tillid er vigtigt
Det er vigtigt, at medlemmet har tillid til, at du som bisidder kun repræsenterer hans/hendes interesser i situationen.
Du skal derfor ikke diskutere medlemmet eller medlemmets situation med jeres leder eller andre, uden at I på forhånd har aftalt det.
Vi anbefaler også, at du som bisidder kommer og går sammen med medlemmet til formelle samtaler.
Hvad skal jeg være opmærksom på som bisidder
Inden mødet
Sørg for at du og medlemmet får afstemt, hvad din rolle er under mødet.
Medlemmet skal vide, at det er ham/hende, der skal til samtale, og derfor skal medlemmet også i udgangspunktet selv føre ordet.
Som bisidder er du primært lyttende og opsamlende, og du medvirker til at:
•
•
•
•
Inden mødet kan du evt. bede arbejdsgiver om en dagsorden, så du og medlemmet ved, hvad mødet handler om og så I sammen kan forberede jer bedst muligt.
Find kernen i problemet, undersøg evt. den lokale sygefraværspolitik, personalepolitik m.v. og støt medlemmet i at forberede sin konstruktive præsentation af situationen og drøft, hvilke mål, medarbejderen kan have for samtalen.
Hvis der ikke er en dagsorden
Ikke alle typer af samtaler fordrer, at der er en egentlig dagsorden.
Ved sygefraværssamtaler er det tilstrækkeligt, at det fremgår af indkaldelsen til mødet, at der er tale om en sygefraværssamtale – og så kan samtalen alene behandle dette emne, herunder fortsat sygemelding, varighed, lægefaglig dokumentation, delvis raskmelding, opgavetilpasning m.v..
Ved tjenstlige samtaler skal der altid være en dagsorden, så man får mulighed for at forberede sig på de enkelte punkter, ligesom der bør være vedhæftet dokumentation for evt. kritisable forhold, f.eks. klager m.v. – Er der derfor ikke fremsendt en dagsorden til en tjenstlig samtale, skal du som TR/bisidder bede om at en sådan fremsendes til medlemmet i god tid inden samtalen.
Hvis arbejdsgiver ikke holder sig til dagsordenen
Er medlemmet fx indkaldt til en sygefraværssamtale, men lederen begynder at tale om medlemmets egnethed eller opgavevaretagelse generelt, skal du bede lederen om at holde sig til emnet/dagsorden, og hvis det ikke sker, kan du i stedet opfordre til at mødet afbrydes, og at der kan indkaldes til en anden samtale om de nye emner, når medlemmet igen er raskmeldt.
Er medlemmet fx indkaldt til en tjenstlig samtale og leder bringer andre emner op, end de der er nævnt i dagsordenen, må du som TR/bisidder opfordre til at nye emner behandles på et nyt møde på et senere tidspunkt, så der bliver mulighed for at medlemmet kan forberede sig på en sådan drøftelse.
Få dokumentation på kritik og klager
Er der i indkaldelsen til en tjenstlig samtale henvisning til negative/kritiserende oplysninger om medlemmet eller medlemmets opgavevaretagelse m.v., skal disse dokumenteres. Arbejdsgiver har notatpligt, hvis oplysningerne skal kunne bruges over for medlemmet. Også alle mundtlige oplysninger, der har betydning i en sag, skal skrives ned – dette følger af arbejdsgivers notatpligt iht. Offentlighedslovens § 6.
Oplysningerne kan fx være klager fra borgere eller kolleger, oplysninger om samarbejdsvanskeligheder fra kolleger, ledere eller andre, påstande om uregelmæssigheder som overskridelse af regler og retningslinjer, tyveri, udeblivelse, sløseri, adfærd eller lignende.
Som TR bør du ikke opfordre til at arbejdsgiveren tager referat, det er arbejdsgivers eget ansvar.
Som TR/bisidder kan du altid bede om en pause under samtalen – fx hvis der kommer supplerende oplysninger frem, som du ikke tidligere har drøftet med medlemmet, eller hvis du kan se, at medlemmet bliver meget berørt under samtalen.
Det kan også være en god idé at bede om en pause, hvis medlemmet skal tage forpligtende stilling til noget, som du vurderer, at han/hun ikke kan/skal overskue uden tid til at tænke sig om, eller få mulighed for at kontakte andre instanser, fx ETF.
Referat fra mødet
Arbejdsgiver har pligt til at tage referat af samtalen for senere at kunne dokumentere forløbet.
Uanset arbejdsgivers notatpligt anbefaler ETF, at du også som TR/bisidder skriver stikord ned under samtalen, så du og medlemmet kan drøfte oplysninger og konklusioner efter mødet. På den måde har du og medlemmet også lettere ved at komme med relevante bemærkninger og rettelser til referatet.
ETF anbefaler, at referatet ikke underskrives i tilknytning til samtalen, men at der i stedet bedes om at referatet tilsendes medlemmet og dig som TR/bisidder, så I efterfølgende kan fremkomme med evt. skriftlige bemærkninger inden for en rimelig frist.
Herefter er det op til arbejdsgiver om de blot vil lægge jeres evt. bemærkninger på personalesagen sammen med det oprindelige referat, eller om der udarbejdes et revideret referat til underskrift.
Afskedigelser og advarsler
Afskedigelse
Som udgangspunkt vil du som TR/bisidder primært have en rolle i forløbet op til en afskedigelse.
Hvis et medlem i forbindelse med en tjenstlig samtale bliver oplyst om, at vedkommende vil blive indstillet til afskedigelse, skal du straks hjælpe medlemmet med at komme i kontakt med ETF, så sagen kan overdrages til en juridisk konsulent – vær OBS på at der kan være korte frister.
ETF varetager herefter den videre dialog med medlemmet, herunder omkring bemærkninger til den påtænkte opsigelse, drøftelse af vilkår opsigelsesperioden med mere.
Hvis et medlem i forbindelse med en tjenstlig samtale bliver oplyst om, at vedkommende vil blive meddelt en advarsel, er det vigtigt at bede om en skriftlig partshøring, så medlemmet kan inddrage ETF i sagen i forhold til partshøringen.
Det er således meget vigtigt at være opmærksom på, at medlem eller du som TR/bisidder ikke under en tjenstlig samtaler bekræfter, at selve samtalen gør det ud for en partshøring og medlemmet dermed bliver afskåret fra at inddrage ETF i partshøringsfasen og foretage en juridisk vurdering.
ETF vil herefter – sammen med medlemmet – vurdere om de formelle krav til en mulig advarsel overholdes, herunder:
- At advarslen er konkret og utvetydig.
- At medlemmet ved advarslen ikke er i tvivl om, hvad vedkommende skal ændre, samt hvad konsekvenserne ved ikke at ændre adfærd kan være.
- Arbejdsgiveren skal give en passende periode for advarslens gyldighed, så medlemmet har en reel mulighed for at rette op på den kritisable adfærd. Der er ikke egentlige regler for gyldighedsperioden for en advarsel – dette beror på en konkret vurdering i forhold til advarslens indhold.
Læs mere: Tjenstlig samtale
Hvis jeg føler mig klemt i rollen som bisidder
Vi får ind imellem henvendelser fra TR, der oplever, at rollen som bisidder kan være i strid med egne eller de øvrige kollegers interesser.
Du kan som TR komme til at stå i en situation, hvor det kan opleves som vanskeligt at være bisidder.
Derfor er det vigtigt, at du har fokus på, at:
- Det er ikke dig, der er indkaldt til samtale – det er det enkelte medlem.
- Du er ETF’s repræsentant som valgt TR og deltager som bisidder for at støtte medlemmet i dialogen med arbejdsgiveren – dermed har du ikke erklæret dig enig i medlemmets forhold.
- Som bisidder skal du være med til at sikre, at regler og aftaler overholdes og at samtalen bliver så konstruktiv som muligt.
Har du brug for sparring om din rolle som bisidder, kan du altid kontakte ETF.