Her kan du læse en beskrivelse af Ergoterapeutforeningens generelle politik for behandling af personoplysninger.
Ergoterapeutforeningen (ETF) er en forening for ergoterapeuter med dansk autorisation. Når vi modtager personoplysninger om dig, er det vigtigt for os, at du har tillid til, at vi behandler dine personoplysninger på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde. I vores privatlivspolitik informerer vi dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
ETF som dataansvarlig
ETF er dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, som vi behandler om dig og andre. Oplysningerne kan vi have fået fra dig eller fra andre, vi kan have opsamlet dem, når du har besøger vores hjemmeside, bruger vores kontaktformular, har søgt job hos os eller har tilmeldt dig et af vores kurser, arrangementer eller nyhedsbreve.
Vores kontaktoplysninger er: ETF, Nørre Voldgade 90, 1358 København K.
Alle spørgsmål vedrørende privatlivsbeskyttelse og personoplysninger bedes rettet til: etf@etf.dk
Formålet med behandling af dine personoplysninger
ETF indsamler, opbevarer og behandler kun personoplysninger, som er nødvendige for at kunne varetage og fremme foreningens formål, som er at varetage medlemmernes faglige, arbejdsmiljømæssige og økonomiske interesser, herunder for at kunne yde rådgivningsbistand og øvrige medlemsfordele knyttet til dit medlemskab.
Oplysninger kan omfatte både almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger inden for følgende oplysningskategorier:
- Kontaktinformationer, herunder f.eks. navn, adresse, telefonnummer, mail, medlemsnummer mv.
- Personnummer (cpr-nummer).
- Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.
- Arbejdsmæssige forhold, f.eks. beskæftigelsesstatus, arbejdssted, uddannelse, stillingsbetegnelse mv.
- Helbredsoplysninger, f.eks. oplysninger om arbejdsbetinget sygdom, arbejdsskade med videre.
- Andre oplysninger du har sendt i forbindelse med vores rådgivningsbistand, f.eks. oplysninger om sociale- og familiære forhold, seksuel orientering, race, etnicitet, politisk overbevisning, strafbare forhold mv.
- Oplysninger om deltagelse i kurser og arrangementer.
- Betalingsoplysninger.
- Oplysninger om din brug af etf.dk eller andre platforme knyttet til ETF.
Vi begrænser aktivt indsamlingen af oplysninger til det, som er nødvendigt for det formål, som oplysningen indsamles til. Vi begrænser også aktivt behandlingen af oplysningerne, så behandlingen ikke er uforenelig med det oprindelige formål, som oplysningerne er indsamlet til.
Vi gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til. Det betyder, at vi opbevarer oplysninger i den periode, hvor vi kan blive mødt af et krav, er forpligtede efter lovgivningen eller har et andet sagligt formål med opbevaringen.
Når oplysningerne ikke længere er nødvendige for det formål, som de er indsamlet til, sikrer vi i overensstemmelse med vores interne retningslinjer, at oplysningerne enten slettes eller at der træffes andre tekniske eller organisatoriske foranstaltninger, eksempelvis anonymisering, så du som registreret, ikke længere kan identificeres ud fra oplysningerne.
Forskellige typer af behandling
Her kan du læse om de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager:
Medlemsadministration og medlemsrådgivning
Ved indmeldelse indsamler vi de oplysninger, som er nødvendige for at kunne administrere dit medlemskab. Når du benytter dig af ETFs tilbud om rådgivning eller andre medlemsfordele, vil vi normalt indsamle yderligere oplysninger for at kunne yde den bedste service, f.eks. fra din arbejdsgiver, offentlige myndigheder eller fra din tillidsrepræsentant. Typisk vil vi indsamle oplysningerne direkte fra dig. Det kan blive nødvendigt at videregive nogle af de indsamlede oplysninger til tredjeparter. Vi giver information om op-lysningernes behandling, når de indsamles.
Oplysningerne kan også danne grundlag for statistiske undersøgelser, medlemsundersøgelser og lignende, som vi bruger i ETFs faglige, arbejdsmarkedspolitiske og øvrige arbejde. Nogle af oplysningerne anvender vi til opfyldelse af lovmæssige krav.
Vi sælger ikke personoplysninger om dig til nogen og deler kun oplysninger med tredjeparter, der medvirker til at fremme foreningens formål.
Hvis du er medlem hos os, behandler vi almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger om dig. Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er at varetage dit medlemskab, som blandt andet omfatter overenskomstforhandlinger, rådgivning, kurser, organisering af tillidsvalgte, klubber, faglige selskaber, medlemstilbud fra vores samarbejdspartnere, osv. Vi indsamler desuden dine personoplysninger med henblik på at kunne indberette dit medlemskab til SKAT.
Vi sletter dine stamoplysninger i vores medlemssystem 10 år efter, at du har meldt dig ud af ETF, med-mindre særlige forhold i vores behandling af en af dine medlemssager nødvendiggør længere opbevaring. Vi opbevarer dine medlemssager i 10 år fra en sag er afsluttet, dog senest 10 år efter du har meldt dig ud af ETF. Arbejdsskadesager opbevares i 30 år.
Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b, da behandlingen er nødvendig for opfyldelse af aftalen om dit medlemskab. Derudover behandler vi dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, da behandlingen er et nødvendigt led i vores legitime aktiviteter som fagforening.
Vi behandler desuden dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 og 4, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, når vi yder dig juridisk bistand, da vores behandling er nødvendig for, at vi kan dokumentere vores rådgivning og imødegå eventuelle retskrav.
Bemærk, at vi også behandler dine oplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, da vores håndtering af dine kontingentbetalinger til os, herunder det fakturerede beløb, fakturadato og opkrævningsperiode er nødvendig for, at vi kan efterkomme vores pligt til at indberette kontingenter fra vores medlemmer til SKAT og for at overholde vores regnskabsmæssige forpligtelser efter bogføringsloven. Derudover er behandlingen nødvendig i tilfælde af, vi har pengebeløb til gode hos dig for skyldigt kontingent, da vi har brug for at behandle dine oplysninger for at kunne gøre et retskrav gældende og inddrive vores tilgodehavender, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.
Endelig behandler vi dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, når vi videregiver dine personoplysninger til vores samarbejdspartnere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte ETF.
Vi kan videregive eller overlade dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: offentlige myndigheder (f.eks. SKAT), domstole, eksterne rådgiver (f.eks. advokater), vores hovedorganisation, Akademikerne (AC), din arbejdsgiver, arbejdsgiverforeninger, tillidsrepræsentanter samt vores samarbejdspartnere, leverandører og databehandlere.
Personoplysninger om andre end medlemmer
Hvis du kontakter os og ikke er medlem, kan vi behandle almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger om dig i relation til at kunne besvare din henvendelse. Vi opbevarer dine oplysninger i op til 8 uger efter din kontakt med det formål at have overblik over vores rådgivning og kontakte dig om medlemskab. Behandlingen sker på grundlag af databeskyttelsesforordningen.
Kursusadministration
Når du deltager i arrangementer, møder, kurser mv. arrangeret af ETF indsamler vi oplysninger om dig i forbindelse med vores kursusadministration. Vi opbevarer oplysninger om kurser du er tilmeldt og har del-taget i på din medlemssag i vores medlemssystem.
Det forekommer, at vi modtager oplysninger om allergier og handicap på personer, der deltager i vores arrangementer. Personoplysninger i forbindelse med arrangementer, møder, kurser mv. vil i det omfang det er nødvendigt for arrangementets planlægning og afholdelse videregives til oplægsholdere, medarrangører, kursusstedet og kursusdeltagere.
Medlemsfordele
Som medlem hos ETF har du adgang til forskellige medlemsfordele. For at kunne administrere medlems-fordelene og sørge for at de altid er de bedst mulige for alle medlemmer, indsamler vi desuden personoplysninger om dig, herunder information om din brug og udnyttelse af de forskellige fordele. Når du gør brug af en medlemsfordel, udveksler vi dine oplysninger med vores samarbejdspartnere, for at de kan verificere dit medlemskab af ETF.
Til brug for vores udsendelse af nyhedsbreve og markedsføring opbevarer vi dine personoplysninger, så længe du ønsker at modtage nyhedsbreve fra os.
I vores løbende kommunikation med dig informerer vi om dine medlemsfordele. Vi behandler dine personoplysninger til brug for kontakt om dine muligheder og fordele som medlem af ETF på grundlag af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvor den legitime interesse, vi forfølger, er vores interesse i at være en faglig organisation, der informerer og oplyser vores medlemmer om aktuelle emner, aktiviteter og fordele, der vedkommer dig som medlem. Vi kan desuden behandle dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a, når vi videregiver dine personoplysninger til vores samarbejdspartnere og på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, når vi ringer om eller udsender anden markedsføring. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at skrive til etf@etf.dk.
Markedsføring
ETF er en fagforening og en professionsforening, som varetager sine medlemmer interesser. Det indebærer, at vi ikke er omfattet at markedsføringslovens regler og forbud mod spam og telefoniske henvendelser til forbrugere, når henvendelsen vedrører hvervning mv.
Når vi modtager dine oplysninger i forbindelse med din kontakt til os enten som medlem, ikke-medlem, kursist eller andet, kan vi behandle dine oplysninger med det formål at hverve dig som medlem eller kontakte dig med henblik på at fremme vores forenings formål. Til brug for vores kontakt opbevarer vi dine personoplysninger. Du kan til enhver tid frabede dig, at vi kontakter dig, og vi vil herefter opbevare dine oplysninger med det formål at sikre os, at vi ikke kontakter dig igen.
Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvor den legitime interesse vi forfølger er at tilbyde dig medlemskab og gøre dig opmærksom på ETF.
Medlemsundersøgelser
Vi behandler dine personoplysninger med det formål at analysere vores medlemskaber, fordele, tilfredshedsgraden, m.v., jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse. Vi kan også nogle gange stille dig spørgsmål om fortrolige eller følsomme emner, og i den forbindelse vil vi altid indhente særskilt samtykke til at behandle de oplysninger, du giver os i de undersøgelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, 2, litra a.
Tillidsvalgte
Vores tillidsvalgte er ETFs lokale repræsentant. For at vores tillidsrepræsentanter kan repræsentere dig som medlem hos os og yde dig fagforeningsmæssig bistand, er det nødvendigt for os at udveksle personoplysninger med dem. Vores udveksling af personoplysninger sker med henblik på, at vi kan overholde de kollektive overenskomster, vi er underlagt, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1-2. De tillidsvalgtes behandling af dine personoplysninger er omfattet af de samme databeskyttelseskrav som ETF i øvrigt, og behandlingen er underlagt ETFs privatlivspolitik.
Hvis du søger job hos Ergoterapeutforeningen
Hvis du søger et job hos os, behandler vi de personoplysninger, som du selv giver os, eller som vi har modtaget fra andre, som du har samtykket til, at vi må kontakte. Vi gemmer alle ansøgninger i portalen Jobindex på de vilkår du blev oplyst, da du indsendte din ansøgning til portalen Jobindex. Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke og vores legitime interesse i at vurdere din ansøgning samt dokumentere ansøgningsprocessen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og litra f, artikel 7, stk., 1 samt artikel 10, 11 og 12.
AI-Chatbot
På vores hjemmeside tilbyder vi en chatfunktion, leveret af GetKarla.ai, vores chatbot-udbyder. Denne funktion er skabt for at hjælpe dig med nemt at finde den information, du søger, og for at forbedre din brugeroplevelse. For at optimere chatfunktionens ydeevne indsamles og analyseres data fra interaktioner. Vi opfordrer derfor til, at du undgår at dele følsomme personoplysninger i chatten. Du kan læse mere om, hvordan vi håndterer og opbevarer data relateret til chatfunktionen, på følgende link: https://getkarla.ai/data-og-sikkerhed/
ETF.dk
På etf.dk behandler vi dine personoplysninger for at kunne lave statistik, forbedre sitet, benytte huske-funktioner og målrette markedsføring. Vi behandler:
- Din IP-adresse, som anvendes til statistiske formål.
- Dit operativsystem og browserversion, som anvendes til optimering af den fremtidige brugeroplevelse på hjemmesiden.
Vi placerer cookies på din enhed for løbende at forbedre siden. Vi bruger bl.a. cookies til at føre statistik over trafikken på siden, så vi kan sikre os, at indholdet er relevant og let at finde. Du kan til hver en tid slette cookies fra etf.dk. Websitet er tilsluttet Dansk Online Index, der måler al trafikken på danske websites. Målingen udføres af Kantar Gallup på vegne af Danske Medier Research ApS, der er dataansvarlig. Der anvendes cookies fra: tns-gallup.dk og ssl-danskemedier.tns-gallup.dk til brug for indsamling af op-lysninger om IP, tidspunkt, tekniske oplysninger om enhed f.eks. OS, browser version mv. Data gemmes uden tidsbegrænsning i aggregeret form, der ikke kan føres tilbage til brugeren.
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne forbedre vores hjemmeside og sikre at den er relevant, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse. Vi behandler også dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke. Vi kan videregive eller overlade dine personoplysninger til vores analysepartnere, samarbejdspartnere, leverandører og databehandlere.
Sikkerhedsmæssige foranstaltninger
Vi sørger for at opbevare dine personoplysninger sikkert og fortroligt. Teknisk sørger vi for at bruge data-behandlere, som lever op til de nødvendige sikkerhedskrav, og at dine personoplysninger opbevares i kontrollerede faciliteter. Organisatorisk gennemfører alle medarbejdere løbende uddannelse i datasikkerhed. Administrativt sikrer vi personoplysninger mod at gå tabt, blive ændret, og at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi opdaterer og tester vores sikkerhedsforanstaltninger løbende under hensyntagen til dine rettigheder.
Registreredes rettigheder
Hvis vi har oplysninger om dig, har du som registreret nogle rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen:
- Retten til at trække dit samtykke tilbage: Vi behandler normalt kun personoplysninger i kraft af dit medlemskab. Det betyder, at vi sjældent har brug for at få en samtykkeerklæring. Behandler vi oplysninger på grundlag af samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage ved at give besked til os.
- Indsigtsret: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- Sletning: Du har ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning sker. Dog sletter vi ikke oplysninger, som vi er pålagt at skulle gemme efter lovgivningen.
- Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til at få vores behandling af dine personoplysninger begrænset. Vi vil kun fortsætte behandlingen, hvis vi er retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger, eller hvis fortsat behandling af dine personoplysninger er nødvendig for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav.
- Indsigelsesret: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, og dine rettigheder i øvrigt.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Se kontaktoplysningerne øverst.
Ved anmodninger om rettelser og eller sletning af dine personoplysninger, undersøger ETF, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
ETF kan afvise en anmodning der enten er urimelig, gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), Påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel Anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).
Overførsel af personoplysninger til tredjelande
De personoplysninger, ETF behandler, opbevares inden for EU/EØS. Hvis oplysninger føres ud af EU/EØS-området, f.eks. på grund af skift af IT-leverandør, vil persondatapolitikken blive opdateret.
Spørgsmål, bekymringer og klager
Hvis du har spørgsmål, klager, bekymringer eller andet vedrørende ETF’s behandling og beskyttelse af personoplysninger, beder vi dig kontakte os og henviser til kontaktoplysningerne øverst i denne privatlivspolitik.
Hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine oplysninger på, kan du kontakte Datatilsynet. Datatilsynet er en uafhængig myndighed, der fører tilsyn med overholdelse af de databeskyttelsesretlige regler. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Ergoterapeutforeningens privatlivspolitik er udarbejdet i overensstemmelse med kravene I Europa Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 Om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om op-hævelse af direktiv 95/46/EF (betegnet ”forordningen”).
Vi vil fra tid til anden opdatere privatlivspolitikken for at sikre, at vi efterlever den tekniske, organisatoriske og retlige udvikling.
>